Po zamieszczeniu i opisaniu danych badawczych w Repozytorium, użytkownik przekazuje je do weryfikacji. Weryfikacji dokonuje osoba posiadająca uprawnienia pozwalające na publikowanie zbiorów danych w danej kolekcji.
W kolekcjach Repozytorium, w których za weryfikację zbiorów odpowiada ICM UW, proces ten (od momentu przesłania do weryfikacji do momentu decyzji o publikacji lub zwróceniu zbioru do poprawek) zajmuje zwykle do 3 dni roboczych.
W przypadku zbiorów danych zdeponowanych w kolekcjach instytucjonalnych, za ich weryfikację mogą odpowiadać wyznaczone osoby reprezentujące instytucję wpółprowadzącą kolekcję.
Formalnym potwierdzeniem publikacji wersji zbioru danych jest powiadomienie wysyłane na adres e-mail deponującego.
W przypadku głównej kolekcji repozytorium RepOD procedura weryfikacji zbioru danych przedstawia się następująco:
- Po zakończeniu opracowywania zbioru danych użytkownik przesyła go do weryfikacji.
- Administrator kolekcji otrzymuje e-mailem informację o przesłaniu zbioru do weryfikacji.
- Administrator przystępuje do weryfikacji zbioru danych. W ramach weryfikacji sprawdzane są następujące elementy:
- Poprawność struktury i treści wprowadzonych metadanych.
- Spójność językowa metadanych.
- Poprawność językowa metadanych.
- Kodowanie plików tekstowych.
- Formaty danych, w tym obecność formatów otwartych.
- Zrozumiałość dokumentacji (np. brak niewyjaśnionych skrótów niezrozumiałych dla osób nieuczestniczących w badaniu).
- Poprawność danych tabelarycznych przeznaczonych do automatycznej analizy.
- W przypadku:
- braku usterek – redaktor repozytorium publikuje zbiór danych;
- stwierdzenia obecności usterek – redaktor repozytorium dokonuje poprawek samodzielnie (w przypadku niewielkich i oczywistych usterek) albo zwraca zbiór do poprawy wraz z informację o tym, które z elementów zbioru wymagają modyfikacji.
- Punkty 1-4 są powtarzane aż do uzyskania wersji zbioru pozbawionej usterek i jego publikacji.